Timpul este prețios, dar de cele mai multe ori ne este furat fără să ne dăm seama. Acești hoți ai timpului pot fi controlați de noi. Am adunat mai jos o serie de ”hoți” ai timpului și sfaturi pentru identificarea și ”arestarea” lor, care vă pot fi utile.

1. Scopuri neclare

Dacă nu știi ce vrei să obții nu vei putea planifica sarcinile pentru a ajunge la obiective. Aceasta duce la schimbarea frecventă a priorităților și la crearea conflictelor între ele. Definește clar obiectivele pentru termen scurt, mediu și lung. Revizuiește-le în mod regulat.

2. Planificare proastă a timpului sau lipsa ei

Mulți oameni nu-și planifică nimic pentru a nu falimenta, dar marea majoritate falimentează, pentru că nu planifică. Dacă nu planifici lucrurile și ești dezorganizat, vei pierde foarte mult timp să decizi care sunt următoarele lucruri pe care trebuie să le faci, analizându-le prioritatea.

O zi planificată este mult mai productivă decât una neplanificată. Fă-ți timp să planifici activitățile de peste zi în fiecare seară sau dimineață.

3. Lipsa unei liste de activități

Dacă activitățile tale nu sunt în listă, acestea rămân nefăcute. Orice idee care-ți trece prin minte trebuie adăugată în listă. Lista te va ajuta să vezi unde și cum îți petreci timpul și te va face mai productiv. Dacă păstrezi doar în cap lucrurile pe care trebuie să le faci, aceasta îți produce îngrijorarea că a-i putea să uiți și de multe ori chiar uiți să le faci.

4. Urgențele

Urgențele și lucrurile nefăcute bine puteau fi înlăturate din timp. O mare parte din urgențele care apar și nu ne permit să alocăm timp pentru altceva puteau fi evitate prin planificare, astfel sunt evitate stresurile și situațiile când unele lucruri trebuie refăcute, pentru că nu au fost făcute bine.

5. Nestabilirea limitelor de timp (deadline)

Stabilește limite de timp pentru fiecare activitate, limite clare și reale. Deseori, considerând că avem mult timp la dispoziție, lungim unele activități care ar fi putut fi planificate și finisate mult mai rapid. Dacă nu stabilim aceste limite, activitățile se adună și întotdeauna poate interveni ceva urgent care nu ne permite să finisăm ce am început.

6. Haosul pe suprafața de lucru

O mulțime de mesaje, articole sau remind-uri pe care trebuie să le citești sau să le execuți. Acestea produc o stare de neliniște și un mare haos în spațiul de lucru. Orice lucru nou pe care-l primești planifică-l pentru momentul în care-l vei putea executa, apoi șterge-l din e-mail, desktop sau altă suprafață de lucru.

7. Mesaje fără sfârșit la e-mail

Verifică e-mailul doar la o oră prestabilită din zi, apoi închide-l pentru tot restul zilei. Stabiliți o politică a e-mailurilor împreună cu echipa în care activați, apoi respectați-o. Evitați tot felul de mesaje inutile și CC-uri.

8. Instrumentele cu care lucrezi

Dacă în anumite activități folosește anumite instrumente care să-ți ușureze activitatea devin mai mult distracție, decât simplificarea activităților, atunci nu le mai folosi. Aceasta îți poate da mai multe bătăi de cap, îngrijorări sau chiar dependență. Uneori ”pixul și foaia” te pot ajuta cu același succes.

9. Amânarea

Încearcă tehnica ”Pomodoro” – alocă-ți 45 de minute pentru concentrare, care să nu presupună nici o pauză. După 45 minute de lucru concentrat, ia 5 minute pentru pauză. După 4 intervale de 45 minute lucrate ia o pauză mai mare – 15-30 minute.

Al doilea truc ce te poate ajuta cu acest viciu este debutul. Începe, pur și simplu începe. Uneori începutul este partea cea mai grea, dar după ce ai scris primul cuvânt sau ai dat primul telefon sau orice altceva, te așteaptă deja o vale de coborât.

10. Amânarea deciziilor

Amânarea deciziilor până la obținerea unei informații complete provoacă crize de management al timpului sau pierderea oportunităților. Incertitudinea cauzează multă confuzie și nu vă permite concentrarea la maxim.

11. Incapacitatea de a delega

”Dacă vrei un lucru bine făcut, fă-l singur.” Acest principiu este un mare hoț de timp. Trebuie să treci prin lista tuturor lucrurilor pe care le ai de făcut și să vezi dacă fiecare activitate este cea mai bună modalitate de a folosi timpul tău. Dacă este, atunci fă-o, dacă nu, gândește-te pe cine a-i putea implica și cui i-ai putea delega această activitate.

12. Atitudinea rea

O atitudine rea îți face ziua ineficientă. Aceasta te cufundă în probleme fără să-ți permită să cauți soluții. De asemenea, aceasta te determină să te plângi și altora punând povara problemelor tale și lor. Astfel, furi și timpul lor.

13. Atitudinea rea a celor din jur

Nu lăsa oamenii care se plâng toată ziua să-ți fure tot timpul și să te afecteze cu atitudinea lor. Evită astfel de oameni după ce i-ai identificat.

14. Comunicare slabă în rețea

Dacă duceți o comunicare în rețea, indiferent de instrumentul ales, învață bine acest instrument pentru a avea eficiență în comunicare. Învață fiecare nou membru să utilizeze la maxim instrumentul de comunicare, aceasta va evita pierderea ulterioară a timpului.

15. Întâlniri ineficiente

Întâlnirile care s-au demonstrat în timp a fi ineficiente trebuie evitate. Înștiințează printr-un e-mail, într-un mod politicos, despre imposibilitatea de a fi prezent și scrie felul în care vei putea contribui la realizarea activităților discutate, sfaturi sau idei.

Evită întâlnirile dacă acestea pot fi înlocuite cu ceva mai rapid sau printr-o contribuție comunică asupra unui document online.

16. Oamenii care te distrag

Dacă ești într-un mediu gălăgios, folosește căști bune pentru a nu fi distras de lucrurile discutate. Astfel, oamenii se vor apropia doar dacă este ceva foarte important. Păstrează o privire serioasă, așa încât cei din jur să înțeleagă că nu ești interesat de distracții când ești ocupat. Încurajează-i să facă la fel și se vor bucura din plin de distracții în timpul liber.

17. Rețelele de socializare

Setează-ți limite clare pentru e-mail, Facebook, Skype, Messenger, Twitter sau altele asemănătoare. Fă un obicei din a fi foarte atent și conștient de timpul la care acestea sunt pornite și oprite, pentru a nu trece peste limitele stabilite. Oprește orice notificare de la acestea la telefon sau desktop.

18. Sunetele la telefon

Închide telefonul și nu răspunde la apeluri decât doar atunci când consideri mai important apelul decât ceea la ce lucrezi. Răspunde sau telefonează atunci când ai finisat sau îți este mai convenabil.

19. Lipsa de concentrare

Prea mult lucru, oboseala, stresul și alți factori pot fi foarte nocivi. Trebuie să înveți să rămâi motivat și concentrat, focusat la cele pe care trebuie să le faci.